5 طرق لأتمتة خدمة العملاء مع تكاملات الأعمال والتطبيقات WhatsApp

تعد خدمة العملاء الفعالة ضرورية للشركات التي تتطلع إلى تلبية توقعات العملاء مع الحفاظ على تكاليف التشغيل منخفضة. مع أدوات مثل WhatsApp Business API ومنصات مثل Zapier و Make (integromat سابقًا) و N8N.IO ، يمكن للشركات أتمتة العديد من جوانب تفاعل العملاء. يساعد الأتمتة على تقليل المهام الروتينية ، والقضاء على الأخطاء ، وتحسين أوقات الاستجابة ، وضمان تجربة عميل متفوقة.

تستكشف هذه المقالة خمس طرق رئيسية لأتمتة خدمة العملاء باستخدام WhatsApp Business ، إلى جانب قوة منصات التكامل. يتضمن كل قسم حالات الاستخدام العملي لإظهار كيف يمكن لهذه الأتمتة الاستفادة من الشركات من جميع الأحجام.

1. أتمتة الاستجابات الأولية لاستفسارات العملاء

يتوقع العملاء ردود سريعة عند الاتصال بشركة. ومع ذلك ، لا يمكن لكل شركة أن يتوفر ممثلو خدمة العملاء على مدار الساعة. يمكن للاستجابات الأولى الآلية أن تملأ هذه الفجوة والتأكد من أن العملاء يتلقون إقرارًا فوريًا.

كيف تعمل.

• عندما يرسل العميل رسالة على WhatsApp ، فإن واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business تؤدي إلى سير عمل على Zapier أو Make أو N8N.IO.
• تقر الاستجابة الآلية بالطلب برسالة شكر أو وقت استجابة مقدر أو رابط إلى بوابة الخدمة الذاتية.

مثال استخدام الحالة

تستخدم وكالة العقارات سير عمل استجابة آلية عبر N8N.IO. يسأل العميل عن توفر عقار:

1. يلتقط سير العمل رسالة العميل ويستخلص الكلمات الرئيسية (مثل "الشقة" أو "المنزل").
2. يرسل النظام استجابة تلقائية مع قائمة بالخصائص المتاحة التي تتطابق مع الاستعلام.
3. إذا احتاج العميل إلى مزيد من المساعدة ، يتم توجيه الرسالة إلى وكيل المبيعات.

النتيجة: يحصل العملاء على إجابات سريعة دون انتظار استجابة يدوية ، وتحسين الرضا وتوفير وقت الفريق.

2. معالجة تأكيدات الطلب والإخطارات

بالنسبة للشركات مثل متاجر التجارة الإلكترونية أو المطاعم ، فإن الحفاظ على تحديث العملاء على طلباتهم أمر بالغ الأهمية. مع الأتمتة ، يمكن إرسال تأكيدات الطلب وتحديثات الحالة تلقائيًا عبر WhatsApp ، مما يقلل من فرصة الخطأ البشري وتوفير تجربة سلسة.

كيف تعمل.

• عند تقديم طلب جديد ، سير عمل Zapier بسحب تفاصيل الطلب من منصة متصلة (على سبيل المثال ، Shopify ، WooCommerce) ويرسل تأكيدًا لـ WhatsApp إلى العميل.
• عندما تتغير حالة الطلب (على سبيل المثال ، "المعالجة" ، "شحن" ، "أو" جاهزة للاستلام ") ، فإن التكامل يؤدي تلقائيًا إلى إشعارات WhatsApp.

مثال استخدام الحالة

يدمج المطعم نظام الطلب الخاص به مع Make (integromat) و WhatsApp. عندما يقدم العميل طلبًا:

1. يرسل النظام رسالة تأكيد مع تفاصيل الطلب ووقت التسليم المقدر.
2. بمجرد أن يكون التسليم في طريقه ، يتم إرسال إشعار WhatsApp بمعلومات تتبع في الوقت الفعلي.
3. إذا تم تأخير الطلب ، يتم إرسال رسالة اعتذار تلقائيًا ، مما يقدم خصمًا على الشراء التالي.

النتيجة: الإشعارات الآلية تقلل من عدد الاستفسارات حول حالة الطلب ، وتحرير الموظفين لمزيد من المهام الأهمية.

3. جمع ملاحظات العملاء بعد الخدمة

تعتبر ملاحظات العملاء ضرورية لتحسين الخدمة ، ولكن يمكن أن يكون طلب التعليقات يدويًا مستهلكة للوقت. من خلال أتمتة العملية ، يمكن للمؤسسات جمع رؤى قيمة دون أي جهد يدوي.

كيف تعمل

• بعد الانتهاء من خدمة أو تلبية طلب ، يؤدي منصة التكامل إلى تشغيل رسالة عبر WhatsApp تطلب من العميل الحصول على تعليقات.
• يتم تسجيل الردود تلقائيًا في ورقة Google أو CRM أو أي قاعدة بيانات أخرى للتحليل.

مثال استخدام الحالة

يستخدم متجر إصلاح السيارات n8n.io لأتمتة جمع التعليقات. عند الانتهاء من الإصلاح:

1. يرسل النظام رسالة على WhatsApp يطلب من العميل تقييم تجربته.
2. إذا كان التصنيف أقل من عتبة معينة ، فإن سير العمل ينشئ تذكرة في نظام مكتب المساعدة للمتابعة الفورية.
3. يتم حفظ التعليقات الإيجابية ودعوة العميل لترك مراجعة عامة على Google أو Yelp.

النتيجة: يضمن الأتمتة جمع التعليقات المتسقة ويسمح للشركة بمعالجة المشكلات بشكل استباقي.

4. أتمتة الجدولة والتذكير

بالنسبة للشركات التي تعتمد على المواعيد ، مثل العيادات أو خدمات الاستشارات ، يمكن أن تؤدي المواعيد الفائتة إلى فقدان الإيرادات. إن أتمتة الجدولة والتذكيرات عبر WhatsApp يقلل من عدم الحضور ويحسن حضور العميل.

كيف تعمل

• عندما يحجز العميل موعدًا ، قم بإعداد رسالة تأكيد عبر WhatsApp.
• قبل يوم واحد من الموعد ، يتم إرسال رسالة تذكير تلقائيًا ، بما في ذلك أي تعليمات أو مستندات ضرورية.

مثال استخدام الحالة

تدمج عيادة طب الأسنان نظام الحجز الخاص بها مع WhatsApp باستخدام Make. عندما يقوم المريض بتحديد موعد:

1. يتلقى المريض رسالة WhatsApp تؤكد وقت الموعد والموقع.
2. يتم إرسال رسالة تذكير قبل 24 ساعة من الموعد ، إلى جانب نموذج فحص Covid-19.
3. إذا لم يؤكد المريض ، فإن سير العمل يؤدي إلى رسالة متابعة لتقليل احتمالية عدم الحضور.

النتيجة: تساعد التذكيرات الآلية في تقليل إلغاء المواعيد وتحسين الاحتفاظ بالعملاء.

5. توجيه وتصاعد استفسارات العملاء إلى الفريق الصحيح

لا يمكن التعامل مع جميع استفسارات العملاء تلقائيًا. بالنسبة للحالات الأكثر تعقيدًا ، يمكن للمؤسسات استخدام الأتمتة لتوجيه الرسائل إلى عضو الفريق المناسب للحصول على دقة سريعة وفعالة.

كيف تعمل

• منصة التكامل مثل Zapier أو N8N.io بتصنيف الرسائل الواردة بناءً على الكلمات الرئيسية.
• يقوم سير العمل بتعيين الطلب إلى عضو الفريق أو القسم المناسب (على سبيل المثال ، المبيعات والدعم) ويرسل رسالة WhatsApp تؤكد التسليم.

مثال استخدام الحالة

تستخدم وكالة سفر Zapier لتوجيه طلبات WhatsApp الواردة:

1. يتم تعيين الرسائل ذات الكلمات الرئيسية مثل "الحجز" أو "الإلغاء" لفريق الحجز.
2. يتم تصاعد القضايا العاجلة إلى المدير ، مما يؤدي إلى تنبيه بريد إلكتروني إلى جانب رسالة WhatsApp.
3. إذا لم يتم استلام أي استجابة ضمن إطار زمني محدد ، يرسل النظام تذكير متابعة إلى الوكيل المعين.

النتيجة: يضمن التوجيه الآلي توجيه الاستفسارات إلى الشخص المناسب ، مما يقلل من وقت الاستجابة وتحسين رضا العملاء.

لماذا تتم أتمتة مع منصات WhatsApp التجارية والتكامل؟

الجمع بين واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business مع منصات التكامل مثل Zapier و Make و N8N.io يوفر العديد من الفوائد:

• تحسين الكفاءة: أتمتة المهام المتكررة تحرر الوقت للموظفين للتركيز على أنشطة أكثر قيمة.
• الدقة المحسنة: العمليات الآلية تقلل من احتمال وجود خطأ بشري ، وضمان اتصال ثابت وموثوق.
• أوقات استجابة أسرع: يتلقى العملاء تحديثات وردود في الوقت المناسب ، وزيادة الرضا والولاء.
• قابلية التوسع: الأتمتة تمكن الشركات من التعامل مع كميات كبيرة من الاستفسارات والطلبات دون إضافة الموظفين.
• وفورات في التكاليف: مع وجود عدد أقل من المهام اليدوية ، يمكن للشركات تقليل تكاليف التشغيل وتحسين الربحية.

كيف تبدأ في أتمتة WhatsApp

1. قم بإعداد واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business: تأكد من إمكانية الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات ، إما مباشرة أو من خلال مزود رسمي.
2. اختر منصة تكامل: اختر منصة (Zapier أو Make أو N8N.IO) بناءً على احتياجاتك وميزانيتك.
3. قم بإنشاء مهام سير العمل: تصميم مهام سير العمل التي تتماشى مع عمليات عملك ، مثل إدارة طلبات العملاء أو إشعارات الطلب.
4. الاختبار واللحن: إجراء اختبارات لضمان عمل مهام سير العمل كما هو متوقع. مراقبة الأداء وإجراء التعديلات حسب الحاجة.
5. أتمتة المقياس: مع نمو عملك ، قم بتوسيع الأتمتة إلى عمليات وخدمات إضافية.

خلاصة القول

أتمتة خدمة العملاء مع واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp والمنصات مثل Zapier و Make (integromat) و N8N.io وسيلة قوية لزيادة الكفاءة وتحسين تجربة العملاء. من الاستجابات الفورية لتذكيرات جمع التعليقات والمواعيد ، يقلل الأتمتة الجهد اليدوي ، ويقلل من الأخطاء ، ويضمن تواصلًا سلسًا مع العملاء.

نظرًا لأن الشركات تواجه متطلبات متزايدة ومنافسة ، فإن الاستثمار في الأتمتة لم يعد اختياريًا-إنه أمر ضروري. مع الأدوات والاستراتيجيات الصحيحة ، يمكن حتى الشركات الصغيرة الاستفادة من الأتمتة لتوسيع نطاق العمليات ، وتوفير خدمة أفضل ، وتحقيق نمو مستدام.

‍