تتبع الصفقات في الوقت الفعلي باستخدام واتساب ونظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك

في بيئة الأعمال سريعة التغير اليوم، يُعدّ البقاء على اطلاع دائم بفرص المبيعات أمرًا بالغ الأهمية للنجاح. ومع توقع العملاء استجابات فورية وتواصل سلس، لدمج واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) أن يُحدث ثورة في طريقة تتبع الصفقات، وأتمتة سير العمل، والتفاعل مع العملاء المحتملين. تستكشف هذه المقالة كيفية إعداد تتبع آلي للصفقات في نظام إدارة علاقات العملاء باستخدام إشعارات واتساب، وتتعمق في الخطوات العملية والفوائد والأدوات اللازمة لتبسيط سير عمل المبيعات، ومراقبة مسار المبيعات، والحصول على إشعارات فورية.

‍

لماذا يجب دمج تطبيق واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك لتتبع الصفقات؟

مع أكثر من ملياري مستخدم نشط شهريًا، يُعدّ واتساب قناة تواصل رائدة عالميًا. وتجعله إمكانيات المراسلة الفورية مثاليًا للشركات التي تسعى للتفاعل مع عملائها بشكل فوري. ومن خلال دمج واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، تستطيع فرق المبيعات تبسيط التواصل، وأتمتة المهام المتكررة، ومتابعة الصفقات بكفاءة. إليكم سبب كون هذا التكامل نقلة نوعية:

• الإشعارات الفورية : تضمن معدلات فتح الرسائل العالية في واتساب (تصل إلى 98٪) وصول التحديثات الهامة، مثل تغييرات مرحلة الصفقة أو استفسارات العملاء، إلى فريقك على الفور.
• البيانات المركزية : تعمل مزامنة محادثات واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك على توحيد جميع تفاعلات العملاء، مما يسهل تتبع تقدم الصفقات والحفاظ على السياق.
• الأتمتة : أتمتة الاستجابات، وتحديد العملاء المحتملين، والمتابعات لتقليل الجهد اليدوي وتحسين أوقات الاستجابة.
• رؤية مسار المبيعات: توفر التحديثات في الوقت الفعلي رؤية واضحة لمسار مبيعاتك، مما يساعدك على تحديد أولويات الصفقات ذات القيمة العالية وتجنب الفرص الضائعة.

من خلال الاستفادة من سرعة تطبيق واتساب والقوة التنظيمية لنظام إدارة علاقات العملاء، يمكن للشركات زيادة كفاءة المبيعات ورضا العملاء.

‍

دليل خطوة بخطوة لإعداد تتبع الصفقات عبر واتساب في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك

يتطلب إعداد نظام تتبع الصفقات الآلي باستخدام إشعارات واتساب تخطيطًا دقيقًا وأدوات مناسبة. فيما يلي دليل شامل لدمج واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك لمراقبة مسار المبيعات في الوقت الفعلي وأتمتة سير عمل المبيعات.

الخطوة 1: اختر نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) مع إمكانية التكامل مع واتساب

لا تدعم جميع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) التكامل مع واتساب بشكلٍ أصلي، لذا يُعد اختيار المنصة المناسبة أمرًا بالغ الأهمية. تشمل أنظمة إدارة علاقات العملاء الشائعة التي تتميز بتكامل قوي مع واتساب ما يلي:

• HubSpot : يوفر تكاملاً أصلياً مع WhatsApp لإرسال واستقبال الرسائل في صندوق وارد مشترك، وأتمتة سير العمل، وتتبع التفاعلات.
• Zoho CRM : يدعم الاتصالات متعددة القنوات، بما في ذلك WhatsApp، مع ميزات مثل الرسائل الجاهزة والردود الآلية.
• Salesforce : يدمج WhatsApp من خلال Service Cloud، مما يتيح التوجيه الذكي وقوالب الرسائل لحلول المؤسسات.
• Pipedrive : يعمل بسلاسة مع أدوات مثل TimelinesAI لتسجيل محادثات WhatsApp وأتمتة سير العمل.
• نظام إدارة علاقات العملاء NetHunt : نظام مناسب للميزانية مع أتمتة متقدمة لتطبيق واتساب، ومسارات قابلة للتخصيص، وتنبيهات فورية.
• كومو : يوفر روبوت مبيعات لالتقاط العملاء المحتملين وإدارة مسار المبيعات مباشرة داخل واتساب.

عند اختيار نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، ضع في اعتبارك عوامل مثل سهولة الاستخدام، وقابلية التوسع، والميزات الخاصة بتطبيق واتساب مثل المراسلة التفاعلية، والأتمتة، والتحليلات. تأكد من أن نظام إدارة علاقات العملاء يناسب حجم أعمالك وأهدافك الربحية.

الخطوة 2: إنشاء حساب واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business

لتفعيل التشغيل الآلي وتكامل إدارة علاقات العملاء، ستحتاج إلى واجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال ، حيث يفتقر تطبيق واتساب للأعمال القياسي إلى ميزات متقدمة مثل روبوتات الدردشة والرسائل الجماعية. إليك كيفية البدء:

1. قم بالتقديم من خلال شريك رسمي : اعمل مع مزود حلول أعمال واتساب (BSP) مثل Twilio أو Wati أو TimelinesAI لإعداد حساب API الخاص بك.
2. تحقق من نشاطك التجاري : قدم تفاصيل نشاطك التجاري، بما في ذلك رقم هاتف تم التحقق منه، للامتثال لإرشادات واتساب.
3. قم بإعداد حسابك: قم بإعداد ملف تعريف عملك التجاري باستخدام اسم العرض والشعار ومعلومات الاتصال لبناء الثقة مع العملاء.

تتيح لك واجهة برمجة التطبيقات (API) إرسال رسائل آلية، وإدارة مستخدمين متعددين، والتكامل مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك من أجل تواصل سلس.

الخطوة 3: دمج واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك

بمجرد تفعيل واجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال، قم بربطها بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM). توفر معظم أنظمة إدارة علاقات العملاء تكاملاً مدمجاً أو تعمل من خلال أدوات خارجية مثل Zapier أو TimelinesAI. اتبع الخطوات التالية:

1. إعدادات التكامل : في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، انتقل إلى قسم التكاملات أو قسم السوق. على سبيل المثال، يمكن لمستخدمي HubSpot العثور على تكامل WhatsApp في سوق التطبيقات.
2. مصادقة واتساب : استخدم مسح رمز الاستجابة السريعة أو مفتاح API المقدم من مزود خدمة البنك الخاص بك لربط حساب واتساب الخاص بك بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
3. حقول بيانات الخريطة : تأكد من مزامنة بيانات العملاء (مثل الأسماء وأرقام الهواتف ومراحل الصفقة) بين واتساب ونظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك من أجل تتبع دقيق.
4. اختبار الاتصال : أرسل رسالة اختبار للتحقق من ظهور المحادثات في صندوق الوارد الخاص بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وتسجيلها تحت جهات الاتصال الصحيحة.

تعمل أدوات مثل TimelinesAI على تبسيط هذه العملية من خلال التكامل بنقرة واحدة مع أنظمة إدارة علاقات العملاء مثل Pipedrive و Zoho، مما يضمن مزامنة المحادثات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

الخطوة الرابعة: إعداد سير عمل تتبع الصفقات الآلي

تُعدّ الأتمتة أساس تتبّع الصفقات في الوقت الفعلي. استخدم أداة إنشاء سير العمل في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لإنشاء قواعد تُفعّل إشعارات واتساب بناءً على نشاط الصفقات. إليك الطريقة:

1. تحديد المحفزات : قم بإعداد محفزات لأحداث مثل العملاء المحتملين الجدد، أو تغييرات مرحلة الصفقة، أو ردود العملاء. على سبيل المثال، يمكن لـ Pipedrive إرسال إشعار عبر WhatsApp عندما تنتقل الصفقة إلى مرحلة "تم إرسال العرض".
2. أنشئ قوالب رسائل : صمم قوالب واتساب معتمدة مسبقًا لحالات شائعة، مثل رسائل الترحيب، ورسائل التذكير بالمتابعة، أو تأكيدات الطلبات. يتميز Zoho CRM بميزة الرسائل الجاهزة للردود السريعة.
3. أتمتة عملية توجيه العملاء المحتملين: وجّه استفسارات واتساب الواردة إلى مندوب المبيعات المناسب بناءً على معايير مثل المنطقة أو الاهتمام بالمنتج. يُعدّ التوجيه الذكي من Salesforce مثاليًا لهذا الغرض.
4. إعداد الإشعارات الفورية : اضبط نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لإرسال إشعارات فورية إلى واتساب فريقك أو لوحة تحكم نظام إدارة علاقات العملاء عندما يتخذ عميل محتمل إجراءً ما أو عندما تتقدم صفقة ما. يوفر نظام NetHunt CRM إعدادات إشعارات قوية لهذا الغرض.
5. دمج روبوتات الدردشة : استخدم روبوتات الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتصنيف العملاء المحتملين أو الإجابة على الأسئلة الشائعة فورًا، مما يتيح لفريقك التركيز على المهام ذات القيمة العالية. يمكن لروبوت مبيعات Kommo أتمتة عملية جمع بيانات العملاء المحتملين وتحديثات مسار المبيعات.

على سبيل المثال، قد تبدو عملية سير العمل كالتالي: عندما يقوم عميل محتمل بملء نموذج على موقعك الإلكتروني، يقوم نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) بإضافته تلقائيًا إلى مسار المبيعات، وتعيين مندوب مبيعات له، وإرسال رسالة ترحيب شخصية عبر تطبيق واتساب.

الخطوة الخامسة: راقب مسار مبيعاتك

تضمن المراقبة الفعّالة لسير العمل عدم إغفال أي صفقة. توفر أنظمة إدارة علاقات العملاء المتكاملة مع واتساب لوحات تحكم مرئية لتتبع تقدم الصفقات في الوقت الفعلي. تشمل الميزات الرئيسية التي يمكن الاستفادة منها ما يلي:

• مسارات قابلة للتخصيص : أنشئ مسارات مصممة خصيصًا لعملية المبيعات الخاصة بك، مثل "تم التقاط العميل المحتمل" و"التفاوض" و"إتمام الصفقة". يتيح NetHunt وKommo مسارات خاصة بالقنوات لتطبيق WhatsApp.
• تحديثات فورية : مزامنة محادثات واتساب لتحديث مراحل الصفقات تلقائيًا. على سبيل المثال، يسجل بايب درايف المحادثات كأنشطة قابلة للتتبع لضمان رؤية دقيقة لسير العمل.
• التحليلات والتقارير : استخدم تحليلات إدارة علاقات العملاء لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية مثل معدلات فتح الرسائل، وأوقات الاستجابة، ومعدلات التحويل. توفر أدوات التحليل من HubSpot رؤى عملية لتحسين حملات واتساب.

راجع مسارك بانتظام لتحديد الاختناقات وتحديد أولويات الصفقات ذات الإمكانات العالية.

الخطوة السادسة: درّب فريقك وحسّن الأداء

لتحقيق أقصى استفادة من تتبع الصفقات عبر واتساب، تأكد من أن فريقك مدرب جيدًا وأن نظامك مُحسَّن:

1. قم بتدريب فريقك : قم بتدريب مندوبي المبيعات على كيفية استخدام ميزات WhatsApp الخاصة بنظام إدارة علاقات العملاء، مثل الرد على الإشعارات، واستخدام القوالب، وتحديث حالات الصفقات.
2. مراقبة الأداء : استخدم تحليلات إدارة علاقات العملاء لتتبع أوقات الاستجابة ومعدلات التفاعل ومعدلات التحويل. توفر منصات مثل Zixflow تقارير مفصلة عن واتساب لقياس فعالية الحملات.
3. تحسين سير العمل : تحليل البيانات لتحديد سير العمل ذي الأداء الضعيف وتعديل المحفزات أو القوالب لتحسين الكفاءة.
4. ضمان الامتثال : الالتزام بسياسات واتساب من خلال الحصول على موافقة العملاء على الإشعارات وتجنب ممارسات الرسائل المزعجة.

ستساهم حلقات التغذية الراجعة والتدريب المنتظم في الحفاظ على انسجام فريقك وكفاءة نظامك.

‍

فوائد تتبع الصفقات عبر واتساب في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك

هناك العديد من الفوائد لدمج تطبيق واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك لتتبع الصفقات:

• تحسين تفاعل العملاء : التواصل الشخصي والفوري عبر واتساب يعزز العلاقات بشكل أقوى، مع معدلات تفاعل تصل إلى 60٪ مقارنة بـ 37.9٪ للبريد الإلكتروني.
• توفير الوقت : تعمل الأتمتة على تقليل المهام اليدوية مثل إدخال البيانات وجدولة المتابعة، مما يسمح للمندوبين بالتركيز على إتمام الصفقات.
• تحسين إدارة خطوط الإنتاج: توفر التحديثات في الوقت الفعلي ولوحات المعلومات المرئية الوضوح وتساعد الفرق على تحديد أولويات الفرص ذات القيمة العالية.
• قابلية التوسع : التعامل مع الأحجام المتزايدة من تفاعلات العملاء دون إضافة موظفين، وذلك بفضل سير العمل الآلي وبرامج الدردشة الآلية.
• فعالية التكلفة : تقدم حلول مثل TimelinesAI و NetHunt خططًا بأسعار معقولة للشركات الصغيرة، تبدأ من 20-23 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

وتترجم هذه المزايا إلى صفقات أسرع، ورضا أعلى للعملاء، وعائد استثمار محسّن.

‍

التحديات والحلول

على الرغم من قوتها، إلا أن دمج واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) قد يطرح بعض التحديات:

• تحدي: عمليات إعداد معقدة لواجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال.
  
  • الحل : استخدم أدوات سهلة الاستخدام مثل TimelinesAI للتكامل بنقرة واحدة.
• تحديإدارة كميات كبيرة من الرسائل.
  
  • الحل : تطبيق صناديق بريد متعددة الوكلاء مع التوجيه، مثل تلك التي تقدمها Wati أو Salesforce.
• تحدي: ضمان الامتثال لسياسات الرسائل في واتساب.
  
  • الحل : استخدام قوالب معتمدة مسبقاً والحصول على موافقة صريحة من العميل.

إن معالجة هذه التحديات بشكل استباقي ستضمن تجربة تكامل سلسة.

‍

الأدوات الموصى بها لدمج واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)

لتطبيق نظام تتبع الصفقات في الوقت الفعلي، ضع في اعتبارك هذه الأدوات:

• TimelinesAI : يوفر صندوق بريد مركزي، وملخصات مدعومة بالذكاء الاصطناعي، وتكاملاً سلساً مع Pipedrive وHubSpot وZoho. تبدأ الأسعار من 20 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم.
• واتي : متخصص في نظام إدارة علاقات العملاء عبر واتساب مع ميزات مثل روبوتات الدردشة، ورؤية مسار المبيعات، والمبيعات داخل الدردشة.
• Zixflow : يوفر تقارير قوية وتكاملات للتجارة الإلكترونية لسير العمل الآلي.
• كومو : يوفر روبوت مبيعات لالتقاط العملاء المحتملين وصندوق بريد موحد للاتصالات متعددة القنوات.
• Zapier : يربط WhatsApp بأكثر من 7000 تطبيق، مما يتيح تشغيل عمليات التشغيل الآلي المخصصة مثل إرسال الإشعارات لأنشطة إدارة علاقات العملاء الجديدة.

تتميز كل أداة بنقاط قوة فريدة، لذا اختر بناءً على نظام إدارة علاقات العملاء واحتياجات عملك.

‍

خلاصة القول

يُحدث دمج واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك لتتبع الصفقات في الوقت الفعلي نقلة نوعية في طريقة إدارة مسارات المبيعات والتفاعل مع العملاء. من خلال أتمتة الإشعارات، وتبسيط سير العمل، ومركزية الاتصالات، تستطيع الشركات زيادة الكفاءة، وتحسين سرعة الاستجابة، وإتمام الصفقات بشكل أسرع. اتبع هذه الخطوات - اختيار نظام إدارة علاقات العملاء المناسب، وإعداد واجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال، وتكوين سير العمل، ومراقبة الأداء - لإنشاء عملية مبيعات سلسة. باستخدام أدوات مثل HubSpot أو Zoho أو TimelinesAI، يمكنك تسخير قوة واتساب للبقاء في طليعة المنافسة في سوق 2025. ابدأ باستكشاف دمج واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء اليوم لتحسين استراتيجية مبيعاتك ودفع عجلة النمو.

‍