كيفية مزامنة الدردشة WhatsApp مع ملاحظات ومهام CRM

في العالم الرقمي السريع اليوم ، تبحث الشركات باستمرار عن طرق لتبسيط التواصل وتحسين مشاركة العملاء. مع أكثر من ملياري مستخدم نشط في جميع أنحاء العالم ، أصبح WhatsApp حجر الزاوية في الاتصالات التجارية ، مما يوفر طريقة مباشرة وشخصية للتواصل مع العملاء. دمج دردشات WhatsApp مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) بمثابة تغيير للألعاب ، مما يسمح للشركات بمركزية تفاعلات العملاء ، وأتمتة سير العمل ، وتحسين الكفاءة. يستكشف هذا الدليل الشامل كيفية مزامنة دردشات WhatsApp مع ملاحظات CRM ومهام لتسجيل الاتصال السلس وإنشاء المهام وتذكير المتابعة.

‍

لماذا دمج WhatsApp مع CRM؟

يؤدي دمج WhatsApp مع نظام CRM إلى تحويل الطريقة التي تدير بها الشركات علاقات العملاء. من خلال مزامنة الدردشات مع ملاحظات CRM والمهام ، يمكن للشركات

• مركزية بيانات العميل : قم بتخزين جميع تفاعلات WhatsApp جنبًا إلى جنب مع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات ونقاط اللمس الأخرى في منصة واحدة ، مما يوفر عرضًا موحدًا لتاريخ العميل.
• زيادة الإنتاجية : أتمتة إنشاء المهام وتذكير المتابعة لضمان عدم تجاهل أي استفسار من العميل أو العميل.
• تحسين التخصيص: الوصول إلى تاريخ المحادثة لتصميم الاستجابات بناءً على التفاعلات السابقة ، وزيادة رضا العملاء.
• تدفقات سير العمل المتدارية: أتمتة العمليات الروتينية مثل تسجيل الدردشات أو تعيين المهام أو إرسال رسائل متابعة لتوفير الوقت وتقليل الأخطاء اليدوية.
• أداء التتبع: مراقبة مقاييس مثل أوقات الاستجابة ومشاركة الحملة لتحسين الاستراتيجيات.

بفضل معدل WhatsApp المفتوح بنسبة 98 ٪ والوصول العالمي ، يضمن الاندماج مع CRM أن تتمكن الشركات من إشراك العملاء حيث تكون في الوقت الفعلي ، مع الحفاظ على تنظيم البيانات وقابلة للتنفيذ.

‍

فهم حلول أعمال WhatsApp

قبل الغوص في عملية التكامل ، من المهم أن نفهم أداتين العمل الأساسيين في WhatsApp:

1. تطبيق WhatsApp Business : مصمم للشركات الصغيرة ، يقدم هذا التطبيق المجاني ميزات أساسية مثل التحيات الآلية والردود السريعة وإدارة الاتصال. ومع ذلك ، فإنه يفتقر إلى قدرات تكامل CRM قوية.
2. API WhatsApp Business API : المصمم للشركات المتوسطة إلى الكبيرة ، يسمح واجهة برمجة التطبيقات بالتكامل المتقدم والأتمتة ودعم متعدد الوكلاء. هذا هو مفتاح مزامنة الدردشات مع أنظمة CRM.

لمزامنة WhatsApp الدردشات مع ملاحظات ومهام CRM ، يجب على الشركات استخدام واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp ، والتي تدعم نقل البيانات والتكامل السلس مع منصات الطرف الثالث.

‍

خطوات لمزامنة الدردشات WhatsApp مع ملاحظات CRM والمهام

الخطوة 1: اختر CRM الصحيح مع تكامل WhatsApp

يعد اختيار CRM يدعم تكامل WhatsApp أمرًا بالغ الأهمية. تشمل CRMS الشهير مع تكامل WhatsApp الأصلي أو التابع لجهة خارجية

• HubSpot : يوفر تكامل WhatsApp الأصلي لإدارة الدردشات ، وأتمتة سير العمل ، ومزامنة البيانات للاتصال بسجلات.
• Salesforce : يدعم واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp للاتصالات في الوقت الفعلي ، وأتمتة المهام ، ومزامنة البيانات.
• Zoho CRM : يتيح رسائل القالب ومشاركة المستندات وسير العمل الآلي عبر WhatsApp.
• Pipedrive : يتكامل عبر أدوات الطرف الثالث مثل Zapier أو منصات مثل Response.io لمزامنة WhatsApp.
• Monday.com : يقدم تكامل WhatsApp قابل للتخصيص لإدارة المهام ومزامنة الاتصال.

عند اختيار CRM ، تأكد من دعم ميزات مثل أتمتة الدردشة ، وعلامات المحادثة ، والتحليلات في الوقت الفعلي. إن واجهة سهلة الاستخدام وتوافق مع مكدس التكنولوجيا الخاص بك أمر بالغ الأهمية أيضًا.

الخطوة 2: إنشاء حساب واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business

لدمج WhatsApp مع CRM الخاص بك ، ستحتاج إلى WhatsApp Business API . إليك كيفية إعداده:

1. اشترك مع مزود حلول الأعمال WhatsApp (BSP) : اختر BSP موثوق به مثل Response.io أو Aisensy أو Twilio للوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات. يقوم هؤلاء مقدمو الخدمات بتبسيط إعداد الحساب ويضمنون الامتثال لسياسات Meta.
2. تحقق من عملك : أرسل تفاصيل عملك ، بما في ذلك رقم هاتف غير مرتبط بحساب WhatsApp الحالي ، واحصل على موافقة من META.
3. إنشاء قوالب الرسائل : تتطلب الرسائل الصادرة قوالب معتمدة مسبقًا. قوالب التصميم للسيناريوهات المشتركة مثل المتابعة أو التأكيدات أو الترقيات.
4. اتصل بـ API: استخدم لوحة معلومات BSP لإنشاء مفاتيح API أو رموز QR للتكامل مع CRM الخاص بك.

الخطوة 3: دمج WhatsApp في CRM الخاص بك

هناك ثلاث طرق رئيسية لدمج WhatsApp مع CRM:

1. التكامل الأصلي : بعض CRMs ، مثل HubSpot أو Zoho ، توفر تكامل WhatsApp المدمج. ما عليك سوى توصيل حساب WhatsApp Business API الخاص بك من خلال إعدادات CRM ، وحقول بيانات MAP ، وتمكين مزامنة الدردشة.
2. منصات الطرف الثالث : تعمل أدوات مثل Wati أو Response.io أو Timelinesai كوسيط ، وتوصيل WhatsApp بـ CRMs مثل Clickup أو Pipedrive. توفر هذه المنصات ميزات متقدمة مثل chatbots ودعم متعدد القنوات.
3. تكامل API المخصص : بالنسبة للشركات ذات الخبرة الفنية ، يمكن بناء عمليات تكامل مخصصة باستخدام واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp و APIs CRM. يوفر هذا النهج أقصى قدر من المرونة ، ولكنه يتطلب موارد التنمية.

مثال: المزامنة مع HubSpot

• انتقل إلى سوق تكامل HubSpot وحدد WhatsApp.
• قم بتوصيل حساب WhatsApp Business API باستخدام بيانات اعتماد BSP.
• قم بربط WhatsApp الدردشات مع سجلات الاتصال HubSpot وتمكين التسجيل التلقائي للرسائل كملاحظات CRM.
• قم بإعداد مهام سير العمل لإنشاء مهام (مثل "المتابعة مع الرصاص") استنادًا إلى مشغلات الدردشة مثل الرسائل الجديدة أو الكلمات الرئيسية.

الخطوة 4: مزامنة دردشات WhatsApp مع ملاحظات CRM

لضمان تسجيل جميع تفاعلات WhatsApp كملاحظات CRM:

• تمكين تسجيل الدردشة التلقائي : قم بتكوين CRM أو منصة الطرف الثالث لمزامنة كل رسالة واتساب واردة وصادرة إلى الجدول الزمني لجهة الاتصال المقابلة. على سبيل المثال ، في Salesforce ، يمكن تسجيل الدردشات على أنها "ملاحظات" أو "أنشطة" ضمن سجل اتصال.
• أضف ملاحظات سياقية : استخدم أدوات مثل Waplus أو Timelinesai لإضافة ملاحظات أو علامات خاصة (على سبيل المثال ، "عاجلة" ، "New Lead") إلى الدردشات من أجل سياق أفضل.
• Sync Multimedia : تأكد من حفظ الصور أو الملاحظات الصوتية أو المستندات المشتركة عبر WhatsApp في CRM. على سبيل المثال ، يتيح لك Zoho CRM ربط مرفقات الملفات بالسجلات.
• الحفاظ على تاريخ المحادثة : تنشئ منصات مثل Nethunt CRM رؤية موحدة لمحادثات WhatsApp ورسائل البريد الإلكتروني والتفاعلات الأخرى ، مما يجعل من السهل مراجعة المحادثات السابقة.

الخطوة 5: أتمتة إنشاء المهام وتذكير المتابعة

أتمتة المهام والتذكيرات بناءً على دردشات WhatsApp لتبسيط سير العمل وضمان المتابعة في الوقت المناسب. إليكم كيف:

• إنشاء مهام من الدردشات: إعداد قواعد الأتمتة لإنشاء المهام عند استيفاء شروط معينة. على سبيل المثال:
  
  • في Zoho CRM ، قم بإنشاء مهمة مثل "Call Lead" عندما تحتوي رسالة WhatsApp على "مهتم.
  • في HubSpot ، قم بتعيين مهمة لممثل المبيعات عندما يستجيب العائد لحملة البث.
• تذكيرات متابعة جدولة : استخدم سير عمل CRM لإرسال رسائل WhatsApp الآلية أو إنشاء تذكيرات. على سبيل المثال ، إذا لم يستجيب العميل في غضون 24 ساعة ، فأفادة مهمة مثل "إرسال رسالة متابعة".
• تعيين المهام لأعضاء الفريق : تتيح لك منصات مثل interakt تعيين العملاء المتوقعين تلقائيًا إلى مندوبي المبيعات بناءً على استجابات الدردشة ، مما يضمن توزيع المهام الفعال.
• تتبع تقدم المهمة: استخدم لوحات معلومات CRM لمراقبة معدلات إكمال المهمة وأداء الوكيل لضمان المساءلة.

الخطوة 6: استخدم التحليلات للتحسين

توفر معظم منصات تكامل CRMS و WhatsApp تحليلات لتتبع الأداء. تشمل المقاييس الرئيسية التي يجب مراقبتها:

• أوقات الاستجابة : قياس مدى سرعة استجابة الوكلاء لرسائل WhatsApp لتحسين رضا العملاء.
• معدلات المشاركة : تحليل معدلات مفتوحة وقراءة واستجابة لحملات البث.
• إكمال المهمة : تتبع عدد المهام (مثل المتابعة أو الصفقات) التي يتم الانتهاء منها ضمن الجداول الزمنية المحددة.
• معدلات التحويل : راقب كيفية مساهمة تفاعلات WhatsApp في تحويلات المبيعات أو الرصاص.

على سبيل المثال ، يوفر AISENSY تحليلات في الوقت الفعلي على أسعار التسليم والقراءة والنقر إلى الظهور لمساعدة الشركات على تحسين استراتيجيات المراسلة الخاصة بها.

‍

WhatsApp CRM تكامل أفضل الممارسات

لزيادة فوائد مزامنة دردشات WhatsApp مع ملاحظات ومهام CRM ، اتبع أفضل الممارسات:

1. حافظ على معلومات الاتصال حتى الآن : مراجعة وتحديث معلومات الاتصال بانتظام لضمان الدقة. استخدم ملصقات مثل "New Lead" أو "VIP Customer" لتصنيف جهات الاتصال.
2. استخدم الأتمتة بحكمة : أتمتة المهام المتكررة مثل الأسئلة الشائعة أو المتابعة ، ولكن تأكد من أن العوامل البشرية تتعامل مع استعلامات معقدة لمسة شخصية.
3. الامتثال لأنظمة خصوصية البيانات : الامتثال للوائح مثل إجمالي الناتج المحلي أو CCPA عند تخزين بيانات WhatsApp. تمكين 2FA واستخدام الأنظمة الأساسية مع التشفير من شوط إلى النهاية.
4. تدريب فريقك : تدريب الموظفين على كيفية استخدام تكامل CRM و WhatsApp لضمان اعتماد سلس.
5. اختبار مهام سير العمل : قواعد أتمتة الاختبار بانتظام لضمان تشغيل المهام والتذكير بشكل صحيح.
6. دردشات أرشيف غير نشطة : حافظ على تنظيم CRM الخاص بك من خلال أرشفة المحادثات القديمة حتى تتمكن من التركيز على العملاء المتوقعين النشطين.

‍

أمثلة في العالم الحقيقي

1. أعمال التجارة الإلكترونية : يستخدم بائع التجزئة Wati لمزامنة الدردشة WhatsApp مع HubSpot ، وتسجيل استفسارات العملاء كملاحظات ، وإنشاء مهام لمتابعة الطلب. تضمن التذكيرات الآلية تحديثات التسليم في الوقت المناسب ، وزيادة رضا العملاء.
2. وكالة السفر : تدمج وكالة السفر WhatsApp مع Salesforce لتأكيد تأكيدات الحجز وتفضيلات العملاء (مثل الوجبات النباتية). يتم تعيين الوكلاء مهام لتأكيد الطلبات الخاصة ، وتحسين جودة الخدمة.
3. مزود الرعاية الصحية : تستخدم عيادة الاستجابة. يتم إنشاء المهام لمكالمات المتابعة ، مما يقلل من عدم الحضور.

‍

التحديات والحلول

• تحدي: أتمتة محدودة في تكامل CRM الأصلي.
  
  • الحل : استخدم منصات طرف ثالث مثل review.io أو Wati للحصول على إمكانيات الأتمتة المتقدمة.
• تحدي: إدارة مجلدات عالية من الرسائل.
  
  • الحل : قم بتنفيذ chatbots للتعامل مع الأسئلة الشائعة وتوجيه الاستعلامات المعقدة إلى الوكلاء.
• تحدي: الامتثال لسياسات WhatsApp.
  
  • الحل : العمل مع BSP الموثوق به للبقاء على اطلاع على متطلبات META واستخدام قوالب الرسائل المعتمدة مسبقًا.

‍

أدوات للنظر

• Wati : يقدم صندوق الوارد الموحد ، و Builder chatbot ، وتكامل مع HubSpot و Zoho و Salesforce.
• Response.io : يدعم المراسلة متعددة القنوات ، وتكامل CRM ، والتحليلات في الوقت الفعلي.
• Timelinesai : يوفر تكاملات CRM بدون رمز وصندوق بوصة مشتركة لتعاون الفريق.
• AISENSY : مثالي لتسويق WhatsApp مع ميزات مثل حملات البث وتدفقات chatbot.
• Waplus : امتداد Chrome لـ WhatsApp Web مع تكامل CRM ودعم AI chatbot.

‍

خلاصة القول

يعد مزامنة دردشات WhatsApp مع ملاحظات ومهام CRM وسيلة قوية لتحسين مشاركة العملاء وتبسيط العمليات ودفع نمو الأعمال. من خلال اختيار CRM الصحيح ، وإعداد واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp ، والاستفادة من الأتمتة ، يمكن للشركات مركزية سجلات الاتصال ، وأتمتة إنشاء المهام ، وضمان المتابعة في الوقت المناسب. مع أدوات مثل HubSpot أو Zoho أو منصات الطرف الثالث مثل Wati و Response.io ، فإن دمج WhatsApp في CRM أسهل من أي وقت مضى. ابدأ في استكشاف تكامل WhatsApp CRM اليوم لإلغاء تأمين الإمكانات الكاملة لعلاقات العملاء الخاصة بك.

‍