خارطة طريق التكامل المخصص: بناء مسارات عمل واتساب للاستخدام الداخلي

في بيئة الأعمال سريعة التطور اليوم، يُعدّ التواصل الداخلي السلس عنصرًا أساسيًا لإنتاجية الفريق وكفاءة العمليات. مع أكثر من ملياري مستخدم نشط حول العالم، أصبح واتساب منصةً قويةً ليس فقط للتواصل مع العملاء، بل أيضًا لإدارة سير العمل الداخلي. من خلال الاستفادة من تطبيقات واتساب للأعمال (WhatsApp Business API) ، يُمكن للفرق إنشاء عمليات تكامل مخصصة لأتمتة المهام، وتبسيط التواصل، وتحسين التعاون. تُقدّم هذه المقالة خارطة طريق شاملة لبناء أدوات تواصل داخلي قائمة على واتساب، مُصممة خصيصًا لتلبية احتياجات فريقك، مع التركيز على عمليات التكامل المخصصة، وأتمتة سير العمل، وإنتاجية الفريق.

‍

لماذا نستخدم واتساب في سير العمل الداخلي؟

بفضل انتشاره الواسع، وتشفيره التام، ودعمه للوسائط المتعددة، يُعدّ واتساب منصة مثالية للتواصل الداخلي. ووفقًا لتقرير ستاتيستا لعام 2023، يُعتبر واتساب تطبيق المراسلة الأكثر استخدامًا في العالم، حيث تصل نسبة انتشاره إلى 98% في أسواق مثل الهند والبرازيل. ويضمن سهولة استخدامه للموظفين تعلمه بسرعة، بينما تتيح واجهة برمجة التطبيقات (API) للشركات دمجه مع الأنظمة الحالية مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، وأدوات إدارة المشاريع، وقواعد البيانات الداخلية.

تشمل الفوائد الرئيسية لاستخدام واتساب في سير العمل الداخلي ما يلي:

• التواصل الفوري : تسهل الرسائل الفورية اتخاذ القرارات بسرعة.
• إمكانيات الأتمتة : أتمتة المهام المتكررة مثل الإشعارات والتذكيرات ومزامنة البيانات.
• إمكانية الوصول عبر المنصات: متوفر على الهاتف المحمول وسطح المكتب، مما يضمن المرونة للفرق العاملة عن بعد والفرق الموجودة في الموقع.
• آمن ومتوافق : يضمن التشفير من طرف إلى طرف خصوصية البيانات، وهو أمر بالغ الأهمية للاتصالات الداخلية الحساسة.
• فعال من حيث التكلفة : بالمقارنة مع أدوات الاتصال المؤسسية التقليدية، فإن عمليات دمج واجهة برمجة تطبيقات واتساب غالباً ما تكون أقل تكلفة.

‍

خارطة طريق خطوة بخطوة لبناء سير عمل واتساب‍

الخطوة الأولى: تحديد الأهداف وحالات الاستخدام

قبل الخوض في التنفيذ التقني، حدد مسارات العمل الداخلية المحددة التي ترغب في تحسينها. تشمل حالات الاستخدام الشائعة ما يلي:

• تعيين المهام وتحديثاتها : أتمتة إشعارات المهام وتحديثات الحالة ضمن أدوات إدارة المشاريع مثل Trello أو Asana.
• الإعلانات الداخلية : إرسال تحديثات على مستوى الشركة، مثل تغييرات السياسة أو تذكيرات الاجتماعات.
• مزامنة البيانات : مزامنة البيانات بين واتساب والأنظمة الداخلية، مثل منصات الموارد البشرية أو أدوات إدارة المخزون.
• سير عمل الموافقة : تبسيط عمليات الموافقة، مثل الموافقة على النفقات أو التوقيع على المستندات.
• الإبلاغ عن الحوادث : تمكين الموظفين من الإبلاغ عن المشكلات (مثل مشكلات تكنولوجيا المعلومات أو المرافق) عبر واتساب، مما يؤدي إلى تشغيل تذاكر آلية في أنظمة مثل جيرا.

على سبيل المثال، يمكن لشركة لوجستية استخدام تطبيق واتساب لإخطار السائقين بمهام التوصيل الجديدة، ومزامنة حالة التوصيل مع نظام إدارة علاقات العملاء، والسماح للمديرين بالموافقة على تغييرات المسار في الوقت الفعلي.

بند العمل : عقد ورشة عمل جماعية لتحديد نقاط الضعف في سير العمل الحالي وتحديد أولويات حالات الاستخدام لدمج واتساب.

‍

الخطوة الثانية: فهم واجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال

صُممت واجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال (WhatsApp Business API) للشركات المتوسطة والكبيرة لدمج خدمة واتساب في أنظمتها. وعلى عكس تطبيق واتساب للأعمال، الذي يقتصر على مستخدم واحد، تدعم واجهة برمجة التطبيقات هذه وصول عدة مستخدمين، والتشغيل الآلي، والتكامل مع أدوات خارجية.

تشمل الميزات الرئيسية لواجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال ما يلي:

• قوالب الرسائل : قوالب معتمدة مسبقًا للإشعارات، مثل "مهمتك {task_name} مستحقة في {due_date".
• المراسلة ثنائية الاتجاه : تمكين التواصل التفاعلي، مثل الردود السريعة أو الاستجابات القائمة على الأزرار.
• روابط الويب : احصل على تحديثات فورية حول تسليم الرسائل، وإيصالات القراءة، وردود المستخدمين.
• دعم الوسائط : إرسال واستقبال الصور والمستندات والفيديوهات لتواصل أكثر ثراءً.

للوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات (API)، ستحتاج إلى

1. حساب موثق في برنامج Meta Business Manager.
2. رقم هاتف غير مرتبط بحساب واتساب موجود.
3. مزود حلول أعمال واتساب (BSP) مثل Interakt أو Infobip أو Twilio للإعداد والإدارة.
4. وثائق التحقق من الأعمال (مثل ضريبة السلع والخدمات أو ما يعادلها).

إجراء مطلوب : التسجيل لدى مزود خدمة أعمال مثل Interakt الذي يوفر إعدادًا بدون كتابة أكواد وتكاملات مع أنظمة إدارة علاقات العملاء لتبسيط عملية الإعداد.

‍

الخطوة 3: اختيار منصة التكامل

لإنشاء مسارات عمل مخصصة، اختر منصة تكامل تدعم واجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال وتتوافق مع إمكانياتك التقنية. تشمل الخيارات ما يلي:

• منصات بدون كتابة أكواد : تتيح أدوات مثل Albato وMake وLatenode لغير المطورين إنشاء سير عمل باستخدام أدوات إنشاء مرئية. على سبيل المثال، يدعم Albato أكثر من 800 تكامل، بما في ذلك WhatsApp، ويمكنه أتمتة مهام مثل مزامنة الرسائل مع جداول بيانات Google.
• منصات البرمجة منخفضة الكود : توفر منصات مثل n8n أو Latenode مرونةً في إنشاء منطق مخصص بأقل قدر من البرمجة. على سبيل المثال، تدعم Latenode المنطق الشرطي والبرمجة المخصصة لأتمتة العمليات المعقدة.
• التطوير المخصص : استفد من واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business API مباشرةً مع لغات البرمجة مثل Python أو Node.js للحصول على حلول مخصصة بالكامل.

تُعدّ منصات البرمجة بدون كتابة أكواد أو ذات كتابة أكواد منخفضة مثاليةً لمعظم فرق العمل نظرًا لسرعتها وسهولة استخدامها. ووفقًا لتقرير غارتنر لعام 2024، سيشمل 65% من تطوير التطبيقات منصات البرمجة ذات كتابة الأكواد المنخفضة بحلول عام 2025، مما يعكس تزايد استخدامها.

إجراء مطلوب : تقييم المنصات بناءً على الخبرة التقنية لفريقك واحتياجات التكامل. ابدأ بتجربة مجانية لمنصة Albato أو Latenode لاختبار تكامل واتساب.

‍

الخطوة الرابعة: تصميم سير العمل

بمجرد اختيارك للمنصة، صمم سير العمل باستخدام نموذج التحفيز والإجراء:

• المحفزات : الأحداث التي تبدأ سير العمل، مثل مهمة جديدة في Asana، أو إرسال نموذج، أو وقت محدد.
• الإجراءات : المهام التي يتم تنفيذها استجابةً لذلك، مثل إرسال رسالة عبر واتساب، أو تحديث نظام إدارة علاقات العملاء، أو إنشاء تذكرة.

مثال على سير العمل: إشعار تعيين المهمة

1. المحفز : يتم إنشاء مهمة جديدة في أسانا.
2. الإجراء 1 : استخراج تفاصيل المهمة (مثل: الشخص المُسند إليه، تاريخ الاستحقاق) باستخدام واجهة برمجة تطبيقات Asana.
3. الإجراء 2 : إرسال رسالة واتساب إلى الشخص المُكلف بالمهمة باستخدام قالب مُعتمد مسبقًا: "مرحبًا {assignee}، لقد تم تكليفك بـ {task_name}، تاريخ الاستحقاق {due_date}."
4. الإجراء الثالث : تسجيل الإشعار في جدول بيانات جوجل لأغراض التدقيق.

الأدوات المطلوبة:

• واجهة برمجة تطبيقات Asana لبيانات المهام.
• واجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال للمراسلة.
• منصة تكامل (مثل Make أو n8n) لربط الأدوات.

إجراء مطلوب : استخدم أداة إنشاء مرئية مثل Make لرسم مخطط سير العمل، وتحديد المحفزات والإجراءات وتعيينات البيانات.

‍

الخطوة الخامسة: تطبيق الأمن والامتثال

يُعدّ الأمن أمراً بالغ الأهمية فيما يتعلق بالاتصالات الداخلية. يضمن التشفير التام بين الطرفين في واتساب خصوصية الرسائل، ولكن هناك حاجة إلى تدابير إضافية:

• المصادقة : استخدم بروتوكول OAuth2.0 أو مفاتيح API لتأمين الاتصالات بين واتساب والأدوات الأخرى. على سبيل المثال، يركز تكامل Appy Pie مع مايكروسوفت تيمز على التشفير القوي والمصادقة الثنائية.
• حماية البيانات : تأكد من الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وقانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA) أو قوانين حماية البيانات المحلية. تجنب تخزين البيانات الحساسة في رسائل واتساب إلا عند الضرورة.
• حدود الرسائل : التزم بحدود الرسائل في واتساب لتجنب تعليق حسابك. على سبيل المثال، تقتصر الحسابات الجديدة على 250 رسالة يوميًا، ويزداد هذا العدد مع تحسن جودة الحساب.

إجراء مطلوب : العمل مع فريق تكنولوجيا المعلومات لديك لتكوين بيانات اعتماد API آمنة ومراجعة سياسات أعمال WhatsApp.

‍

الخطوة السادسة: الاختبار والتكرار

قم بإجراء اختبارات شاملة قبل نشر سير العمل:

• محاكاة المحفزات : اختبار سيناريوهات مثل إنشاء المهام أو إرسال النماذج للتأكد من أن سير العمل يتم تنشيطه بشكل صحيح.
• التحقق من الإجراءات : تأكد من إرسال الرسائل، ومزامنة البيانات، وتحديث السجلات كما هو متوقع.
• معالجة الأخطاء : محاكاة حالات الفشل (مثل توقف واجهة برمجة التطبيقات) لضمان أن النظام يتعامل مع الأخطاء بسلاسة.

على سبيل المثال، توصي TimelinesAI باختبار معدلات تسليم الرسائل وأوقات الاستجابة لتحسين الأداء.

إجراء العمل : تشغيل مشروع تجريبي مع فريق صغير، وجمع الملاحظات، وتحسين سير العمل بناءً على الاستخدام الواقعي.

‍

الخطوة 7: النشر والمراقبة

بعد الاختبار، انشر سير العمل لفريقك. استخدم التحليلات لمراقبة الأداء

• المؤشرات الرئيسية : تتبع معدلات تسليم الرسائل، وأوقات الاستجابة، وتفاعل المستخدمين.
• كفاءة الأتمتة : قياس الوقت المُوفَّر في المهام اليدوية. على سبيل المثال، وفّرت شركة Fonds Finanz عشرة آلاف ساعة سنويًا من خلال دمج تطبيق واتساب مع نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بها.
• ملاحظات المستخدمين : جمع آراء الموظفين لتحديد مشاكل سهولة الاستخدام.

إجراء مطلوب : قم بإعداد لوحة تحكم في منصة التكامل الخاصة بك لمراقبة المقاييس وجدولة المراجعات الشهرية لتحسين سير العمل.

‍

أدوات وتقنيات لسير عمل واتساب

إليك قائمة مختارة من الأدوات لدعم تكامل تطبيق واتساب الخاص بك:

• WhatsApp BSPs : Interakt، Infobip، Twilio.
• منصات بدون كتابة أكواد : ألباتو، ميك، لاتينود.
• منصات البرمجة منخفضة الكود : n8n، Zapier.
• تكاملات إدارة علاقات العملاء : HubSpot، Zoho، Salesforce.
• إدارة المشاريع : أسانا، تريلو، جيرا.
• التحليلات : جداول بيانات جوجل، باور بي آي.

‍

دراسة حالة: أتمتة فريق الخدمات اللوجستية

قامت شركة لوجستية متوسطة الحجم بتطبيق نظام عمل عبر تطبيق واتساب لتبسيط التواصل بين السائقين:

• الهدف : أتمتة إشعارات التسليم وتحديثات الحالة.
• سير العمل:
  
  1. السبب: تم ​​إنشاء طلب شحن جديد في Shopify.
  2. قم بالإجراء: أرسل رسالة عبر واتساب إلى السائق تتضمن تفاصيل الطلب.
  3. اتخاذ إجراء: يقوم السائق بالرد بالحالة (على سبيل المثال، "تم التسليم").
  4. قم باتخاذ الإجراء اللازم: قم بتحديث حالة Shopify وCRM.
• الأدوات : Shopify، واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp Business، Make.
• النتائج : انخفاض التحديثات اليدوية بنسبة 70%، وتحسين دقة تتبع التسليم، وتوفير 15 ساعة أسبوعيًا.

‍

التحديات والحلول

• التحدي : إعداد معقد للفرق غير التقنية. الحل : استخدام منصات بدون كتابة أكواد مثل Interakt أو Albato للنشر السريع.
• التحدي : الالتزام بسياسات واتساب. الحل : التعاون مع مزود خدمة إنترنت رسمي والموافقة المسبقة على قوالب الرسائل.
• التحدي : قابلية التوسع للفرق الكبيرة. الحل : الاستفادة من منصات مثل n8n التي تدعم أكثر من 1000 عملية تكامل.

‍

الاتجاهات المستقبلية

مع تزايد اعتماد الشركات على سير العمل القائم على واجهات برمجة التطبيقات (API)، ستستمر عمليات التكامل مع واتساب في التطور:

• روبوتات الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي : تقوم أدوات مثل Landbot بإدخال مساعدين يعملون بالذكاء الاصطناعي للتعامل مع الاستفسارات المعقدة.
• التكامل متعدد القنوات : تسمح منصات مثل Unipile لتطبيق WhatsApp بالمزامنة مع البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة وواجهات برمجة تطبيقات التقويم.
• التحليلات المتقدمة : توقع الحصول على رؤى أعمق حول أداء الفريق وأنماط التواصل.

‍

الخلاصة.

يُعدّ بناء سير عمل داخلي قائم على واتساب نقلة نوعية في إنتاجية الفريق وكفاءة العمليات. باتباع هذه الخطة - تحديد الأهداف، والاستفادة من واجهة برمجة تطبيقات واتساب للأعمال، واختيار منصة التكامل المناسبة، وضمان الأمان - يُمكنك إنشاء حلول مُخصصة تُعزز قدرات فريقك. ابدأ بمشروع تجريبي صغير، وطوّره بناءً على الملاحظات، ووسّعه حسب الحاجة. باستخدام الأدوات والاستراتيجية المناسبة، يُمكن لواتساب أن يُحدث نقلة نوعية في اتصالاتك الداخلية، ويُوفّر الوقت، ويُعزّز التعاون.

‍